איך לכתוב מכתב רשמי שידבר אל הלב ובמקביל יפתור בעיות?
כתיבת מכתב רשמי עשויה להיראות כמו משימה פשוטה, אך למעשה מדובר באומנות. האיזון בין פורמליות לבין תקשורת אישית הוא רגיש מאוד, וכשתשימו לב לפרטים הקטנים, תצליחו להפוך מכתב ליצירת מופת! אז איך עושים את זה? אני בכוונה לא אמצא את עצמי סוטה לשפה רשמית, שיכולה להפוך את המכתב שלכם לבלתי נגיש. במקום זאת, בואו נצלול לתוך הנושאים החשובים.
1. מה הצעד הראשון לכתיבת מכתב רשמי?
הצעד הראשון בכתיבת מכתב רשמי הוא להבין את המטרה שלכם. האם אתם רוצים לשאול שאלה? לבקש מידע? או להתלונן על שירות? כאשר יש לכם מטרה ברורה, קל יותר לבנות את המסר שלכם.
שאלות מסקרנות לשאול את עצמכם:
- מה אני רוצה להשיג מהמכתב הזה?
- מהי התגובה הרצויה מצד המקבל?
- האם יש לי כל מה שצריך כדי לתמוך בדרישה שלי?
- איך אני מחבר את הבקשה שלי לסיפור או לדוגמה מדויקת?
2. איך לבחור את הסגנון המתאים?
הבחירה בסגנון היא נקודה קריטית. כעת, כשיש לכם מטרה ברורה, עליכם לבחור בטון שיתאים למקבל. חשוב שהסגנון שלכם יהיה תואם הן לתוכן והן למקבל.
שואלים את עצמכם שאלות כמו:
- האם זה אדם שאני מכיר היטב או מישהו זר?
- האם מדובר במוסד ציבורי או חברה פרטית?
- מהי רמת הפורמליות הנדרשת במצב הזה?
3. זמינות הפרטים – אל תשכחו את הרקע!
לאחר שהבנתם את מטרתכם ואת הסגנון הרצוי, חשוב לדאוג לפרטים. זאת אומרת, להכין את הפרטים האישיים כמו שם, כתובת ותאריך. אל תשכחו גם את הפרטים של המקבל: שם מלא, תפקיד, שם חברה וכתובת. כל פרט חשוב!
איך למלא את הפרטים?
- למעלה – הפרטים שלך.
- מתחת – הפרטים של המקבל.
- תאריך, כדי שהמכתב יהיה רלוונטי.
- השתדלו לכתוב את המילים "לכבוד" או "אל" לפני שם המקבל.
4. תוכן המכתב – איך לכתוב אותו באופן משכנע?
כעת הגענו לתוכן המכתב. לאחר ששמתם את הפרטים, הגיע הזמן לצלול אל הלב של הדברים. התחילו בפתיחה ברורה, לא מסובכת. תמצגו את המטרה שלכם בצורה ישירה תוך שימוש בשפה פשוטה.
זכרו, כל אחד אוהב להרגיש שמקשיבים לו, לכן התייחסו למקבל באופן אישי. אפשר לשאול שאלות שיביאו עימן דיאלוג, ולא רק מכתב חד צדדי.
מומלץ לכלול:
- פתיחה ידידותית
- תיאור הבעיה או הצורך
- פתרונות אפשריים והמלצות
- סיכום קצר וברור
5. אל תשכחו על התרבות – מה המצב?
אם אתם כותבים למישהו מתרבות שונה, חשוב לזכור שמה שנחשב ראוי במקומכם לא בהכרח מתאים לאחרים. תמיד עדיף לברר לפני שאתם שולחים מכתב, האם ישנם כללים תרבותיים שצריך לעמוד בהם.
ולסיום, אל תשכחו לחתום את המכתב בברכה ועם שמכם.
שאלות נפוצות על מכתבים רשמיים
- איך לדאוג שהמכתב שלי יקרא? התחילו עם פתיחה מסקרנת ושמרו על טון שיחה.
- האם כדאי להשתמש בשפת סלנג? לא, שמרו על מקצועיות.
- מה לעשות אם אני לא יודע איך לחתום? פשוט השתמשו ב"באיחולי הצלחה" או "בברכה".
בכתיבת מכתב רשמי יש משהו אמנותי, שאם תצליחו לתפוס אותו, תוכלו להעביר את המסר שלכם בצורה הרבה יותר טובה. השקיעו את המחשבה הנדרשת, ותראו כיצד התגובות שמגיעות אליכם יהיו טובות יותר ממה שציפיתם!
