איך לכתוב מכתב בקשה שיביא תוצאות
כתיבת מכתב בקשה זו משימה שיכולה להיראות פשוטה, אך בפועל היא דורשת מחשבה מדויקת ותכנון קפדני. אם אתם רוצים לגרום למישהו להקשיב לכם, תחושת דחיפות היא הכרחית, אך כיצד עושים זאת בצורה נכונה וללא רעש מיותר?
מהו מכתב בקשה?
מכתב בקשה הוא כלי תקשורתי שמשמש אותנו כאשר אנו רוצים לבקש משהו ממישהו אחר – בין אם מדובר בבקשה לשירות, מלגה, עזרה או אפילו בקשה למידע. הוא מתפקד כרשות הקשר הפורמלית בין השולח למקבל, ולכן חשוב לדעת איך לנסח אותו בצורה הברורה והמדויקת ביותר.
כיצד מבנה מכתב בקשה?
- נושא ברור: המכתב חייב להציג באופן מיידי את הנושא המרכזי.
- פתיח חזק: תמצגו את עצמכם ואת הסיבה לכתיבה שלכם.
- גוף המכתב: הסבירו את הבקשה שלכם בפירוט, אך הימנעו מהגזמות.
- סיכום: עודדו את המקבל להגיב על המכתב עם קריאה לפעולה.
נושא ברור – מה זה אומר?
הנושא הוא המפתח! אם תכתבו "בקשה", זה משאיר מקום להרבה מאוד פרשנויות. במקום זאת, כתבו "בקשה להנחה על שכר הלימוד", או "בקשה לתמיכה במיזם חברתי". יהיה הרבה יותר ברור.
איך לפתוח את המכתב? עקרונות לפתיחה מוצלחת.
כמו בסרטי פעולה טובים, גם במכתבים חשוב להתנפץ לתוך העלילה. תמצגו את עצמכם בדיוק, בצורה חיובית, והסבירו בקצרה למה החלטתם לכתוב.
כמה טיפים לכתיבה אפקטיבית
- שפה פשוטה: אל תהפכו את המכתב למורכב מדי, הכוונה והפשטות הן המפתח כאן.
- הכנה מראש: לפני הכתיבה, הכינו רשימה של כל הנקודות שצריך לכלול.
- הקפידו על טון חיובי: גם אם קשה לכם, יש חשיבות להציג גישה חיובית.
ודאי שאתם מכירים את השולח!
כדי להצליח, חשוב להיות מוכרים עם השולח ואת הסיבות שלו/שלה. האם השולח צפוי להיענות לבקשה שלכם? מה עשיתם כדי לשדר אמון והבנה ביחס לתפקידו?
שאלות נפוצות
שאלה 1: איך אני יודע אם המכתב שלי מספיק טוב?
מומלץ לבקש מחברים או קולגות לעבור עליו ולתת חוות דעת.
שאלה 2: מה אני עושה אם לא מקבלים את הבקשה שלי?
היה מוכן לתשובות שליליות, ולמד מהם. אולי תוכל לשפר את הבקשה לעתיד.
שאלה 3: האם כדאי להוסיף פרטים אישיים?
כן, אך עשה זאת במידה – כדי לא להעמיס על הבקשה עצמה.
דוגמה למכתב בקשה
כדי להמחיש את כל מה שדיברנו עליו, נניח שכך ייראה מכתב בקשה:
[שמך] [כתובתך] [תאריך] לכבוד [שם הנמען] [תפקיד הנמען] [כתובת הנמען] נושא: בקשה למלגה על לימודים גבוהים שלום [שם הנמען], שמי [שמך], אני סטודנט/ית בשנת הלימודים הראשונה באוניברסיטת [שמות האוניברסיטה]. אני כותב/ת לך בבקשה לקבלת מלגה שתסייע לי במימון הלימודים שלי ומאפשרת לי להתמקד בלימודיי. בעקבות [מסמך רלוונטי], התמודדתי עם אתגרים כלכליים בשנה האחרונה, ולכן אני פונה לעזרתך. אני מאמין/ה שלי יש הרבה מה להציע ואני מקווה להיות חלק מהעשייה המיוחדת שלך. אני מודה לך על הזמן ועל ההקשבה, ומחכה להזדמנות לדון בפרטי הבקשה שלי. בברכה, [שמך]
למה זה חשוב?
כתיבת מכתב בקשה עשויה להיראות כמו משהו קל ומובן מאליו, אך היא למעשה כרטיס הכניסה שלכם לעולם של הזדמנויות. ככל שתשקיעו יותר מאמצים בעיצובו, כך תגדילו את הסיכוי שלכם להשיג את מטרותיכם. מה אם לא תעזו? מה יקרה אם פשוט תעבירו את המכתב הזה ללא מאמץ?
סיכום – דחפו לכיוון חיובי!
מכתב בקשה יכול להוות את ההבדל בין הצלחה לכישלון. אל תהססו לקחת את הזמן הנדרש בפיתוח הדיאלוג עם עצמכם, לפני שאתם פונים לשאר. תכנון, ניסוח חד וברור, ושימור טון חיובי הם המפתחות להצלחה במטרתכם.
