המדריך המושלם לכתיבת מכתב בקשה שלא תשכחו
כולנו נתקלים בסיטואציות שבהן אנחנו צריכים לבקש משהו, whether it’s חופשה בעבודה, תקציב עבור פרויקט חדש או סליחה על מה שעשינו לא נכון. אבל איך מכניסים את זה למכתב? איך מבטאים את הבקשה שלנו בצורה שהכי סיכוי שתיענה? כאן נכנס המדריך שלנו לכתיבת מכתב בקשה מקצועי, קליע ועם תבלינים של הומור, כך שכולם יבינו שאתם כאן כדי להשיג את מה שאתם רוצים!
מה יש למכתב בקשה שלכם?
מכתב בקשה צריך להכיל את המרכיבים הבאים:
- כתובת השולח – אל תשכחו את זה, לא רוצים שיחשבו שאתם ילד מהשכונה!
- תאריך – חשוב למקד את הבקשה בזמן הנכון.
- כתובת הנמען – דואגים שההודעה לא תלך למקום הלא נכון.
- נשיקות והערות – קצת פוליטיקה אף פעם לא הזיקה לאף אחד.
- נושא הבקשה – שיהיה ברור, לא רוצים לפספס את התכלית.
למה דווקא אתם? איך לעשות את הבקשה שלכם לאישיות?
חשוב להכניס למכתב את הסיבה שאתם פונים דווקא לאותו אדם. אבל איך עושים את זה? הנה מספר טיפים כדי להשקיע בלב:
- להיות כנים – אמרו מה הביא אתכם לבקש את הבקשה הזו, אולי משהו ממש אישי.
- להסביר את היתרונות – איך הבקשה שלכם תועיל לאדם או למוסד שפונים אליו.
- להכין את השטח – התרשמתם? ספרו על כך.
האם אני צריך להשתמש בשפה רשמית?
שפה רשמית יכולה להרתיע לעיתים. אם אתם מרגישים שזה לא אתם, אל תכתבו אותו כך. כמו שאומרים, "כאשר תכתוב – תהיה אחד משלושה: לעצמך, לדוד שלך או למנהל שאתה סומך עליו".
השאלות שהכי מדירות שינה ממני: האם זה יעבוד?
כאשר אתם כותבים מכתב בקשה, תמיד עולות שאלות. הנה כמה מהן עם תגובות משעשעות:
- שאלה: האם אני יכול לבקש משהו מבלי להרגיש מביך?
- תשובה: רק אם אתה לא מדבר על חוטים, שאז זה מתחיל להיות מביך.
- שאלה: מה אם הבקשה ממש לא מתקבלת?
- תשובה: חייך, שהמכתב הבא שלך יהיה מעניין יותר.
- שאלה: האם יש טיפים לסוף המכתב?
- תשובה: כן! "אני מאחל שזו תהיה ההתחלה של קשר ידידותי" עושה עבודה טובה.
מה עושים כשלא מקבלים תשובה?
זוכרים את חוקי השיח? בחיים כמו ובכתיבה, לא תמיד הדברים הולכים כפי שתכננתם. אם עבר זמן ואתם לא מקבלים תשובה, יש כמה אפשרויות:
- תזכורת נעימה – שלחו מכתב תזכורת, מותר ולא נחשב למטריד.
- לעבוד על התוכנית B – תמיד יש חלופות, לפחות יש ממה לבחור במציאות הלא מושלמת.
- להיות אופטימיים – אולי גם אם לא תקבלו תשובה, תמצאו את הדרך דרך אחרת.
מתי כדאי לשלוח מכתב בקשה? שימו לב!
סיטואציות רבות שבהן נכתבים מכתבי בקשה. היו ערניים לפעמים הנכונות לבצע את הצעד:
- סוף שנה – תקציבים חדשים לארגונים, רגע המושלם לבקש!
- אחרי אירועים משמעותיים – כשחברים או קולגות פותחים דלתות חדשות.
לסיכום: לומדים לכתוב נכון
כל כתיבת מכתב אינה רק אקט פורמלי – זה תהליך שמאפשר לכם לבקש דברים, לבקש עזרה ולהציג את עצמכם בצורה הטובה ביותר. כשהמכתב שלכם יהיה מדויק, מסוכם ואישי, תוכלו להרגיש שבפרטיותכם כמאבק שלכם לנשים ונשים שנמצאים לידכם. אל תשכחו לקשט אותו בחזון אישי, כי מי אמר שבקשה לא יכולה להיות גם חוויה מהנה?
